Groots resultaat met kleine pensioenen

In een continu veranderend pensioenlandschap loont een duidelijke route. In de interviewserie Blue Sky Group Navigator geven pensioenprofessionals hun visie op de toekomst of belichten ze een actuele gebeurtenis in hun vakgebied. In deze editie: Mireille Rondel en André van Diermen over het succesvol automatiseren van de overdracht van kleine pensioenen.

Blue Sky Group Navigator

Werkte u ooit kort bij een bedrijf, ging verder bij een andere werkgever en vergat het pensioen dat u daar opbouwde? Dan bent u niet de enige. Er zijn bijna 5 miljoen ‘kleine pensioenen’ die bestaan uit rechten van minder dan 500 euro bruto per jaar. Vanaf 1 april worden ruim 2 miljoen van deze kleine pensioenen overgedragen naar andere pensioenuitvoerders. Deze tsunami aan overdrachten is geen probleem voor Mireille Rondel, teammanager bij de afdeling Pensioenservice van Blue Sky Group en André van Diermen van PensionTech & Innovation, dankzij een innovatief systeem.

Wat maakt de overdracht van kleine pensioenen nu noodzakelijk?

Van Diermen: ‘Veel pensioenfondsen hebben hele kleine potjes van oud-deelnemers die nooit overgedragen zijn. Die worden op de pensioendatum dan alsnog afgekocht. Sinds  2019 gelden er nieuwe regels en worden kleine pensioenen direct overgedragen naar de huidige pensioenuitvoerder. Voorheen werden al die kleine potjes een administratie bijgehouden, pensioenoverzichten verstuurd: eigenlijk levert zo’n klein pensioen per saldo bijna evenveel werk op als een normaal pensioen. Het is daarom een win-win voor alle partijen om hier iets aan te doen.’

Rondel: ‘Als pensioenfonds ben je verplicht om mee te doen aan het inkomende deel, maar de meeste fondsen kiezen er ook voor om zelf hun kleine pensioenen over te dragen. Wij konden als uitvoerder deze waardeoverdrachten al grotendeels geautomatiseerd verwerken, maar wel op individuele basis. Nu gaat het om alle oude potjes, van voor 2018 en dat zijn er vele malen meer. Sommige fondsen hebben meer dan 200.000 kleine pensioenen over te dragen. Dat kan je niet individueel gaan verwerken. Nu is er een programma gebouwd om al die individuele overdrachten op een collectieve manier te verwerken.’

Wat eerst iets van veertien uur kostte, doen we nu in een uurtje.

Maakt die collectieve verwerking dan zoveel verschil?

Van Diermen: ‘Het programma hebben we zelf ontwikkeld en maakt gebruik van de bestaande rekenmodules. Op het moment dat er geld bij ons binnenkomt, kunnen we automatisch herkennen voor wie dat is. Uiteindelijk worden de overdrachten gebundeld en tegelijk voor al die deelnemers verwerkt. Dat is simpel gezegd hoe het gaat, er zit allerlei programmatuur onder die is aangepast om dat daadwerkelijk te kunnen doen. Er hoeven eigenlijk geen mensenhanden meer aan te pas te komen. Dat levert echt een enorme besparing op aan uren. En omdat dit systeem ook in de toekomst in gebruik blijft, is de businesscase isuper positief. Er is tijd gestoken in de kwaliteit van de tool en de rekenmethodiek, maar het mooie is dat we die uren nu terugverdienen. Dus de hoge prioriteit die we het moesten geven heeft wat ons betreft veel opgeleverd.’’

Rondel: ‘Van het resultaat word ik echt heel blij: wat eerst iets van veertien uur kostte, doen we nu in een uurtje. Er is wel een groot aantal controles ingebouwd: we testen veel en doen we continu steekproeven. En als het programma ook maar iets afwijkends constateert, dan worden die overdrachten apart gehouden en later alsnog individueel verwerkt.’

Wat merken de deelnemers hier eigenlijk van?

Van Diermen: ‘Helemaal niets, en dat is eigenlijk heel positief. Deelnemers ontvangen een brief waarin staat dat er iets met hun pensioen is gebeurd en dat de waarde die vanuit een vorige uitvoerder is overgedragen, door Blue Sky Group is ontvangen en verwerkt. Dat is het. Ze kunnen daarin ook precies zien wat de overdrachtswaarde is die is binnengekomen en wat ze daarvoor terugkrijgen. En bij eventuele vragen kunnen ze contact opnemen met de afdeling van Mireille.

Rondel: ‘Met de brief komen er wel vragen, mensen zijn zich door het bericht bewuster van het feit dat ze nog elders pensioen hadden staan. Wij verwijzen ze dan naar het pensioenregister, zodat ze kunnen zien wat er eventueel nog meer staat. Deze nieuwe wet is er gekomen uit bescherming: vroeger werden die kleine pensioentjes afgekocht na twee jaar. Maar alles telt op en het is toch zonde als je later minder pensioen hebt dan je eigenlijk had kunnen hebben.’

We kijken continu naar hoe we het handiger, sneller en slimmer kunnen doen.

Gaan jullie deze methode nu ook gebruiken bij andere, toekomstige projecten?

Rondel: ‘Deze methodiek van het collectief aanroepen van individuele opdrachten, kunnen we ook toepassen op andere verwerkstromen waar veel volume in zit. Bij een van onze opdrachtgevers gingen vorig jaar veel deelnemers met vervroegd pensioen na een reorganisatie. Toen hebben we gezegd: we kunnen ook die afhandeling collectief doen. En er zijn meer pensioenfondsen waar, alleen al door de omvang die ze nu eenmaal hebben, grote aantallen mensen tegelijk met pensioen gaan.’

Van Diermen: ‘We kijken continu naar hoe we het handiger, sneller en slimmer kunnen doen. Wat kan je combineren, zodat je het met één druk op de knop kunt doen? Dat draagt er uiteindelijk aan bij dat je de kosten per deelnemer zo laag mogelijk houdt.’